Une méthode pour organiser notre boîte mail

Y’a 2 ans, j’ai lu Productivity Ninja. Un super livre. Et ce que j’ai vraiment aimé, c’est la méthode qu’il propose pour organiser notre boîte mail.

Elle permet de mettre de l’ordre et structurer très simplement l’information qui s’y trouve. Ça aide à éviter ce flou qu’on ressent quand notre boîte est trop pleine et qu’on sait pas par où commencer.

Avec cette méthode, l’objectif, c’est d’avoir un maximum de clarté.
Et en un coup d’œil, de savoir ce que t’as à faire, ce qui est prioritaire, et ce qui est en attente.

Inbox

Je te présente rapidement la méthode. Premier point : ta boîte de réception. Elle porte bien son nom : c’est une boîte… de réception.

C’est là que tes mails arrivent, mais c’est une zone temporaire. Aucun mail ne devrait y rester. L’idée, c’est de régulièrement scanner ta boîte et de déplacer les messages vers des zones plus appropriées.

Pour ça, tu vas créer deux sous-dossiers (sous ta boîte de réception) : un dossier Action et un dossier Attente.

Action

Le dossier Action, c’est là que tu places les mails qui demandent quelque chose de ta part : une réponse, un document à envoyer… bref, tout ce qui nécessite une action concrète.

Attente

Le dossier Attente, c’est pour les mails où tu attends une réponse, ou pour lesquels tu veux faire un suivi. En général, ce sont les mails que tu as envoyés, et pour lesquels tu attends un retour. Donc c’est une zone de suivi, tout simplement.

Archives

Ensuite, tu as tes archives : tes dossiers de classement. Tu y ranges tous les mails que t’as traités, mais que tu veux garder.

Ici, pas de règles strictes. Le mieux, c’est d’organiser ça en fonction de tes besoins, avec une structure simple qui te permet de retrouver facilement les messages importants.

Moi, par exemple, j’ai 3 dossiers principaux, et pas mal de sous-dossiers. Ça me permet de retrouver facilement d’anciennes discussions.

Les étapes

Une fois que tout ça est en place, il te reste plus qu’à suivre quelques étapes simples. Quand tu ouvres ta boîte mail, commence par regarder ta boîte de réception. Puis :

• Les mails qui demandent une action → tu les mets dans Action
• Ceux à supprimer → tu les supprimes
• Ceux que tu peux classer directement → tu les classes

Ton objectif, c’est de garder ta boîte de réception à zéro. Toujours. Évidemment, cette méthode organise ton flux d’emails. Mais ensuite, faut faire le taf. Et ce taf, il se passe dans ton dossier Action.
Donc tu vas dans ce dossier… et tu t’y mets.

Et n’oublie pas de vérifier régulièrement ton dossier Attente.
Fais un petit suivi, relance ceux qui tardent à te répondre. Voilà. C’est aussi simple que ça.

Autres possibilités

Après, tu peux adapter tout ça à tes besoins. Par exemple, si tu reçois beaucoup de mails avec plein d’actions à gérer, tu peux créer deux dossiers Action :

• Actions prioritaires
• Actions secondaires

Ça t’aide à mieux répartir les choses selon leur niveau d’urgence. Et dans chaque dossier, tu peux aussi épingler les mails les plus importants pour les garder en haut de liste.

À lire

Certaines personnes aiment bien aussi avoir un dossier À lire,
pour y mettre des mails qui contiennent juste des infos à lire :
newsletters, articles, brochures, peu importe.

Perso

Moi, je garde ça très simple : Un dossier Action et un dossier Attente. Et sous Attente, j’ai deux sous-dossiers :

• Attente d’intervention : je valide souvent des devis pour des travaux, et une fois validés, je les classe ici. Ça me permet de faire un bon suivi, et de relancer si besoin.
• Horizon : j’y mets les mails importants avec des actions à long terme, genre dans 6 mois, 1 an.

Voilà, j’espère que cette vidéo t’a plu. Et surtout, si tu utilises cette méthode, pense à garder les choses simples. L’objectif, c’est la clarté. Pouvoir savoir en un coup d’œil : ce que t’as à faire, ce qui est prioritaire, ce qui est en attente. Et pouvoir passer à l’action plus facilement.

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Le Guide de la Clarté. J’y partage des principes pour mieux structurer tes journées, avancer vers tes objectifs avec douceur,
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– Nils Halbedel